Во многих компаниях печать документов до сих пор не считается полноценным бизнес-процессом. Принтеры «живут своей жизнью», расходные материалы закупаются хаотично, а ответственность размазана между разными сотрудниками. В результате компания переплачивает за печать, теряет время на простоях оборудования и рискует безопасностью документов.
Контроль печати — это не про тотальный надзор за сотрудниками, а про управляемость: прозрачные правила, понятный учет, прогнозируемые расходы и современную защиту данных.
Почему печать в офисе часто не контролируется
По статистическим данным, практически во всех офисах бизнес-процесс печати практически не контролируется. То есть, большинство сотрудников не несут ответственности за техническое состояние оборудования, количество расходуемого материала и закупку.
Все процессы, перечисленные выше, находятся в зоне ответственности разных лиц. Например, закупку контролирует офис-менеджер или бухгалтерия. Техническое состояние лежит на плечах IT-специалистов или офисных сисадминов. И все они не связаны друг с другом. Этим специалистам не так важно, чтобы все рассматриваемые процессы были налажены и оптимизированы.
К чему приводит отсутствие управления печатью
Из-за этого возникает конфликт интересов. Бухгалтеры стремятся к экономии на всём (расходные материалы, специализированное обслуживание принтеров), а айтишникам не нравится, что приходится довольствоваться не фирменными картриджами. Если какой-то принтер постоянно выходит из строя или он уже не соответствует высокой нагрузке в офисе, сотрудникам приходится очень долго просить руководство его заменить.
Со временем создается настоящий бардак: старые принтеры часто выходят из строя, а ремонтировать их никто не хочет, так как детали слишком дорогие. Сломавшееся оборудование просто стоит, занимая место. А то, что всё ещё работает, требует постоянного обслуживания.
Скрытые расходы на печать документов
Чтобы избежать таких проблем, необходимо оптимизировать функционирование печатного парка. Устаревшее оборудование нуждается в замене на более производительное и безопасное. Расходные материалы следует контролировать, исключая печать лишних страниц и издержки на неучтенную бумагу.
На практике значительная часть напечатанных документов так и не используется. Часть страниц отправляется в корзину из‑за ошибок, низкого качества печати или потому, что их вообще не нужно было печатать. Это прямые потери на бумаге, картриджах и времени сотрудников.
- печать черновиков и личных документов за счет компании;
- многократная перепечатка из-за отсутствия стандартов макетов и параметров печати;
- использование цветной печати там, где достаточно чёрно-белой;
- излишние запасы бумаги и картриджей «на всякий случай».
К чему еще может привести отсутствие контроля процесса корпоративной печати:
- беспорядочные закупки бумаги, влекущие за собой перерасход и много оставшегося материала, который сотрудники используют в личных целях и даже выносят из офиса;
- не стандартизированная печать (к примеру, распечатка рисунков, инфографики и «черновых» презентаций на цветных принтерах, что значительно увеличивает расход краски).
Безопасность корпоративной печати
Все вышеперечисленное является результатом отсутствия стандартов печати в офисе. Помимо прочего, есть и ещё одна важная проблема — низкий уровень безопасности. Документы с коммерческой тайной или персональными данными часто распечатываются на общих принтерах и могут быть прочитаны посторонними.
Только современные принтеры и системы управления печатью поддерживают механизмы защиты:
- авторизация пользователя по карте, PIN-коду или доменной учетной записи перед выдачей задания на печать;
- отложенная (secure) печать — документ распечатывается только после того, как сотрудник подошёл к устройству;
- централизованный журнал печати: кто, что и когда печатал;
- ограничения на печать конфиденциальных документов на незащищённых устройствах.
Как навести порядок в корпоративной печати: пошаговый план
- Инвентаризация парка печати. Составьте список всех принтеров и МФУ, их загрузку, стоимость обслуживания и расходников.
- Определение правил и стандартов. Зафиксируйте, что и где печатается: черновики — только на чёрно-белых устройствах, цвет — по обоснованной необходимости и т.д.
- Назначение ответственных. Разделите зоны ответственности за закупки, техническое состояние и контроль политики печати.
- Внедрение системы покопийного учёта. Настройте программный продукт, который фиксирует все операции печати, копирования и сканирования.
- Ограничение личной печати. Запретите печать личных документов и зафиксируйте это в регламенте. Система должна помогать отслеживать и предотвращать такие случаи.
- Регулярная аналитика. Ежемесячно анализируйте отчёты по печати и корректируйте политику для дополнительной экономии.
Руководители многих компаний считают, что у них все хорошо с печатью. Однако, это не является правдой. И в первую очередь, необходимо начать контролировать все процессы, о которых было сказано выше. Запрет печати сотрудниками личных документов и автоматизированный покопийный учет – меры, которые также нужно предпринять с целью предотвращения бессмысленных перерасходов.
Вывод: контроль печати — часть управления бизнесом
Отсутствие контроля печати — это не мелкая техническая проблема, а источник постоянных затрат и рисков для бизнеса. Внедрив стандарты печати, назначив ответственных и используя специализированную систему управления печатью, компания получает прозрачный учёт, прогнозируемый бюджет и более высокий уровень безопасности документов.
Если вы хотите оценить текущие затраты на печать и подобрать решение под ваш офис, оставьте заявку на консультацию — специалисты помогут разработать оптимальную схему управления печатью и подобрать нужный функционал системы.
