Стабильное и гармоничное обеспечение лечебных процессов продукцией аптечного ассортимента зависит от эффективности, созданной в лечебно- профилактического учреждения (ЛПУ) системы управления материальными потоками.
Согласно официальным данным, на затраты по лекарственному обеспечению приходится 25–30% всего бюджета стационара. Поэтому столь важно усилить контроль учета расходуемых медицинских препаратов.
Необходимо установить прочную взаимосвязь аптечной службы с другими подразделениями ЛПУ на самых разных уровнях, включая администрацию, старшую медицинскую сестру, а также постовую и процедурную медсестер, которые исполняют назначения лечащего врача.
Обязательно следует обеспечить строгую отчетность и профессиональный контроль рационального использования и хранения препаратов, учета сроков их годности, а также любой деятельности в сфере оборота наркотических и психотропных веществ.
Аналогично аптечному подразделению, средний медперсонал больницы по работе также постоянно оперирует лекарственными препаратами и медицинскими изделиями. Работники этого звена выполняют операции по систематизации хранения лекарственных средств, их учета и контроля расходования, сроков годности, соблюдения правил хранения.
Хранение и учет медикаментов в медицинских учреждениях регламентируется нормативно-правовыми актами. Основные из них:
- Персонифицированный учет лекарственных средств в больницах регламентирован приказом Минздравсоцразвития России от 25.01.2011 N 29н (ред. от 15.01.2019) «Об утверждении Порядка ведения персонифицированного учета в сфере обязательного медицинского страхования»;
- Правила хранения ЛС определены приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 23 августа 2010 г. N 706н «Об утверждении Правил хранения лекарственных средств»;
- В Приложении 2 к Приказу Министерства здравоохранения РФ от 17 июня 2013 г. N 378н указаны «Правила ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения».
Получение лекарственных средств и изделий медицинского назначения из аптечных учреждений
Получение лечебно-профилактическим учреждением лекарственных средств из аптечной организации осуществляется по требованиям-накладным установленной формы. Обязательными атрибутами требования-накладной на получение медицинских препаратов являются:
- штамп;
- круглая печать ЛПУ;
- подпись руководителя или заместителя по лечебной части.
В тексте требования накладной должны быть указаны следующие сведения:
- номер;
- дата составления;
- отправитель и получатель;
- наименование лекарственных препаратов с указанием по каждой позиции дозировки и формы выпуска (таблетки, капсулы, ампулы, мази и пр.);
- тип упаковки (коробки, флаконы и пр.);
- способ применения (глазные капли, для инъекций, приема внутрь и пр.);
- количество запрошенных лекарственных средств;
- количество и стоимость отпущенных препаратов.
Выписка подлежащих предметно-количественному учету требований-накладных осуществляется на отдельных бланках для каждой группы лекарственных средств.
При составлении заявок на входящие в списки II и III наркотические препараты и психотропные вещества следует руководствоваться утвержденными соответствующими документами расчетными нормативами.
При отправлении требований-накладных структурными подразделениями ЛПУ (отделениями, кабинетами) в аптеку данного учреждения следует оформлять их согласно установленному порядку, подписывать руководителем данного подразделения и заверять штампом учреждения.
Если лекарственные препараты выписываются для индивидуального больного, необходимо дополнительно указать его фамилию с инициалами и номер истории болезни.
Стоматологи имеют право выписывать требования-накладные исключительно на препараты, используемые в стоматологическом кабинете. Выдача лекарственных средств на руки пациентам запрещена.
Срок хранения в подразделениях ЛПУ требований-накладных для обычных лекарственных средств составляет один календарный год; для препаратов, подлежащих предметно-количественному учету — 3 года; для наркотических и психотропных веществ из списков II и III — 10 лет.
Получение лекарственных средств разрешено следующим сотрудникам клиники:
- старшим медсестрам отделений или кабинетов;
- главным медсестрам амбулаторно-поликлинических учреждений — по доверенности.
При передаче лекарственных средств материально-ответственные лица ЛПУ расписываются в накладной, что получили препараты, а сотрудники аптек — что их выдали.
Если ЛПУ не имеет своей аптеки, выдача наркотических и психотропных средств возможна исключительно в готовых лекарственных формах аптечного либо промышленного изготовления.
Порядок учета лекарственных средств и изделий медицинского назначения
Учреждения, которые осуществляют деятельность, связанную с оборотом наркотических и психотропных средств, а также их прекурсоров, должны вести соответствующие регистрационные журналы.
По каждому наименованию указанных средств ведется отдельная регистрация операций, связанных с их оборотом. Для каждого препарата используется отдельный развернутый лист в журнале регистрации (либо отдельном журнале).
Ответственные осуществляют регулярные записи в журналах. Записи производятся в хронологическом порядке — после каждой выполненной операции, по каждому наименованию препаратов. Основанием для записей являются документы, подтверждающие выполнение соответствующей операции.
При заполнении журналов наркотические и психотропные препараты записываются в соответствии с утвержденными списками подобных веществ. Можно записывать и иные наименования указанных средств, если они были получены именно под ними.
Каждую запись в журналах после проведенной операции необходимо заверить подписью ответственного за их ведения лица. При этом указывается фамилия с инициалами ответственного сотрудника.
Все исправления должны заверяться подписью ответственного лица. Запрещаются подчистки текста в журналах, а также не заверенные установленным образом исправления.
Ежемесячно в медицинских учреждениях производится инвентаризация наркотических и психотропных средств, а также сверка прекурсоров посредством сопоставления фактического наличия веществ с учетными данными.
При выявлении расхождений либо несоответствия результатов сверки необходимо в 10-дневный срок сообщить об обнаруженных нарушениях в соответствующий орган Федеральной службы по контролю за оборотом наркотиков.
По завершении календарного года все заполненные регистрационные журналы сдаются в архив учреждения. Вместе с журналами туда отправляются все документы, подтверждающими прохождение соответствующих операций. Журналы должны храниться в архиве на протяжении 10 лет с момента внесения последней записи. Спустя 10 лет производится уничтожение журналов. Для этого составляется акт, утверждаемый руководством учреждения.
Прочие лекарственные препараты и медицинские изделия, которые подлежат предметно-количественному учету, необходимо регистрировать в отдельном журнале. Он также нумеруется, шнуруется и скрепляется печатью с подписью главврача. На первой странице указывается список подлежащих учету лекарственных средств.
По окончании месяца старшая медсестра предоставляет отчет о движении данных лекарственных средств в бухгалтерию. Этот отчет должен утвердить руководитель учреждения.
Автоматизация учета медикаментов и медицинских изделий на базе 1С
Программы на базе 1С для медицины позволяют в комплексе автоматизировать задачи учета и управления медицинским учреждением. Ниже мы приводим обзор программ на базе 1С, которые позволяют автоматизировать учет и хранение лекарственных препаратов и медизделий.
БИТ.Управление медицинским центром
Программа БИТ.УМЦ позволяет автоматизировать складской учет медикаментов и изделий, контролировать минимальные остатки материалов и ЛС, автоматизировать списание лекарств при проведении осмотров, процедур и других действий, а также стандартные складские операции: оприходование, инвентаризация и т.д.
БИТ.УМЦ интегрируется с системой “Честный знак” и позволяет соответствовать всем требованиям маркировки лекарственных препаратов.
Помимо складского учета программа содержит функционал онлайн-регистратуры для оперативной записи пациентов, CRM-системы и управления маркетингом для контроля качества взаимодействия с клиентами, автоматизации телефонии и call-центра клиники, медицинского регламентированного учета, а также управленческой отчетности.
БИТ.Стоматология
Специализированное решение для стоматологических подразделений и клиник. Программа позволяет вести учет лекарственных препаратов и медицинских изделий, используемых в стоматологии и позволяет:
- Контролировать расход материалов и медикаментов с учетом нормативов
- Производить мониторинг остатков необходимых материалов и не допускать критических моментов
- Автоматизировать списания медикаментов при проведении осмотров и процедур
- Организовать складской учет медикаментов со всеми сопутствующими операциями
1С:Медицина. Больничная аптека
Специализированное решение для автоматизации учета движения аптечных товаров для медицинской организации. Программа поддерживает учет лекарственных средств и медицинских изделий.
В 1С:Больничная аптека предусмотрены специализированные механизмы, которые подразумевают ведение аналитического учета и формирование отчетности по принадлежности лекарств к спискам: наркотических и психотропных веществ; сильнодействующих и ядов; препаратов безрецептурного отпуска; ЖНВЛП.
Решение позволяет вести аналитический учет лекарств в разрезах: АТХ (анатомо-терапевтическо-химическая классификация); фармакологическое действие; действующее вещество или международное непатентованное наименование; торговое наименование; лекарственная форма и форма выпуска.
